誤送信対策とPPAP対策を実現するメール環境を構築

課題：メールの誤送信防止とPPAP方式からの脱却が課題

これまで外部のメールサービスを利用していましたが、セキュリティ強化のため、メールの誤送信を防止する仕組みが必要となっていました。
特に社外宛てのメールについては、送信前に上長が本文や宛先、添付ファイルを確認し、承認できる仕組みが求められていました。

また、添付ファイルの送信にはPPAP方式を利用していたため、メールの誤送信対策とあわせて、より安全なファイル送信方法への見直しも課題となっていました。

選定・提案：Microsoft ExchangeとMAILGATES Σを組み合わせたメールセキュリティ対策をご提案

社外宛てメールの上長承認を実現するため、既存のメールサービスからMicrosoft Exchangeへの移行をご提案しました。

さらに、PPAP方式から脱却し、添付ファイルを安全に送信できる環境を整えるため、メールセキュリティサービス「MAILGATES Σ」の導入をご提案しました。

Microsoft ExchangeとMAILGATES Σを組み合わせることで、メールの誤送信防止と添付ファイルのセキュリティ強化を同時に実現する構成としました。

構築：上長承認フローと安全な添付ファイル送信環境を構築

既存のメール利用状況や運用方法を確認したうえで、Microsoft Exchangeへの移行および各種設定を実施しました。
社外宛てのメールについては、送信前に上長が本文や宛先、添付ファイルを確認できる承認フローを構築しました。

さらに、MAILGATES Σと連携し、PPAP方式に代わる安全な添付ファイル送信環境を整備しました。

導入効果：メールの誤送信リスクを低減し、PPAP対策も実現

社外宛てのメールを上長が確認・承認してから送信できるようになり、宛先や添付ファイルの間違いによる誤送信リスクを低減できるようになりました。

また、PPAP方式を廃止し、添付ファイルをより安全に送信できる仕組みへ移行したことで、メール業務のセキュリティを総合的に強化しました。